Kancelaria Podatkowo-Finansowa SPEKTRUM s.c.  zapewnia pełną obsługę spraw związanych z wynagrodzeniem pracowników począwszy od sporządzania listy płac i prowadzenia kartotek pracowników, po przelewanie wynagrodzeń na konto i prowadzenie rozliczeń z właściwymi urzędami. W ramach outsourcingu, SPEKTRUM oferuje także pełen zakres obsługi kadrowej firm. Zapewniamy najwyższy poziom świadczonych usług oraz ich zgodność z wymogami obowiązujących w Polsce przepisów, jak i najlepszych światowych praktyk.

 

Korzyści

  • Obniżenie kosztów administracyjnych nawet do 50% poprzez brak nakładów na inwestycje
  • w nowe miejsca pracy, wynagrodzenia, świadczenia socjalne, szkolenia.
  • Możliwość korzystania z usług najlepszych ekspertów.
  • Zachowanie całkowitej dyskrecji o prowadzonych działaniach dla Klienta.
  • Likwidacja problemu urlopów, chorób i zwolnień.
  • Możliwość koncentracji kadry zarządzającej na podstawie działalności.
  • Usługę obsługi kadr i płac rozpoczynamy od przeprowadzenia przeglądu dokumentacji kadrowo-płacowej, który pozwoli nam dotrzeć do informacji koniecznych do prowadzenia usługi i stwierdzić poprawność dotychczas prowadzonych rozliczeń z pracownikami.
 

1.naliczanie płac

 
Zakres świadczonych usług w obszarze obsługi płac:
  • naliczanie wynagrodzeń zgodnie z przepisami prawa, regulaminami pracy i wynagradzania oraz z uwzględnieniem danych zmiennych,
  • budżetowanie i planowanie wynagrodzeń,
  • dokonywanie przelewów zobowiązań do US, ZUS i PFRON,,
  • informowanie o zmianach w przepisach,
  • naliczanie wynagrodzeń za chorobę oraz zasiłków,
  • opracowywanie i implementacja regulaminów pracy, wynagradzania, ZFŚS, korzystania 
  • z telefonów lub samochodów służbowych itp.,
  • przechowywanie dokumentacji i danych płacowych w miejscach i formach bezpiecznych, strzeżonych, zapewniających pełną poufność i zgodność z wymogami prawa,
  • przeglądy poprawności naliczania wynagrodzeń i prowadzenia dokumentacji płacowej,
  • przygotowywanie i przesyłanie danych finansowych i raportów dla księgowości oraz współpraca przy księgowaniu i uzgadnianiu korekt wynagrodzeń,
  • przygotowywanie sprawozdań i raportów GUS,
  • sporządzanie pasków płacowych i raportów ZUS RMUA,
  • reprezentacja przed urzędami, organami i instytucjami,
  • sporządzanie i aktualizacja kart wynagrodzeń i zasiłkowych,
  • sporządzanie i rozliczanie umów o pracę, dzieło, zlecenie, kontraktów menedżerskich, wynagrodzeń dla członków zarządu i rad nadzorczych zarówno rezydentów, jak 
  • i nierezydentów podlegających do polskich lub zagranicznych systemów zabezpieczenia społecznego,
  • sporządzanie i przesyłanie dokumentów zgłoszeniowych, rozliczeniowych i korygujących ZUS,
  • sporządzanie list płac, zbiorówek i zestawień list płac oraz raportów wynagrodzeń i kosztów wedle wymaganych kryteriów dla każdego rodzaju wynagrodzeń,
  • sporządzanie miesięcznych i rocznych deklaracji oraz informacji podatkowych PIT-4R,
  • PIT-8AR, IFT-1R, PIT-11 i PIT-40 oraz przesyłanie do urzędów i podatników,
  • sporządzanie i przekazywanie informacji, deklaracji, korekt i wyjaśnień do urzędów skarbowych, ZUS i PFRON,
  • sporządzanie poleceń księgowania wynagrodzeń i raportów według określonego schematu 
  • i struktury kosztowej, dokonywanie przelewów wynagrodzeń na wskazane konta,
  • współpraca z inspektorami, kontrolerami, audytorami i analitykami finansowymi,
  • wystawianie zaświadczeń o zarobkach i zatrudnieniu oraz osiągniętych dochodach,
 

2. obsługa kadrowa 

 
Zakres świadczonych usług w obszarze obsługi kadrowej:
  • zakładanie i kompleksowe prowadzenie akt osobowych,
  • dokonywanie zmian w rejestracji ZUS dotyczących danych personalnych pracowników 
  • i pracodawców,
  • doradztwo z zakresu prawa pracy, podatkowego i ubezpieczeń,
  • dostarczanie odpowiednich danych i udzielanie wyjaśnień stosownym organom 
  • i instytucjom,
  • informowanie o zmianach przepisów prawa pracy,
  • kontrola terminowości i kierowanie pracowników na wstępne, okresowe i kontrolne badania lekarskie,
  • kontrola terminów ważności oraz planowanie szkoleń z zakresu BHP i ochrony przeciwpożarowej,
  • pomoc podczas inspekcji i kontroli urzędów, organów i instytucji państwowych,
  • przechowywanie dokumentacji i danych kadrowych w miejscach i formach bezpiecznych, strzeżonych i zapewniających pełną poufność oraz zgodność z wymogami prawa,
  • przygotowywanie i archiwizowanie dokumentów osób współpracujących na podstawie umów cywilnoprawnych (umów zleceń i umów o dzieło),
  • przygotowywanie i przesyłanie sprawozdań i raportów statystycznych, ewidencyjnych
  • i ewaluacyjnych,
  • rejestrowanie i wyrejestrowywanie pracodawców i pracowników w ZUS oraz PIP,
  • rozliczanie godzin nadliczbowych i nocnych oraz prowadzenie ewidencji czasu pracy,
  • sporządzanie i ewidencja umów o pracę, świadectw pracy, aneksów, wypowiedzeń umów oraz warunków pracy i płacy, informacji o warunkach zatrudnienia i wynagrodzenia oraz innych dokumentów personalnych związanych z nawiązaniem, przebiegiem i zakończeniem stosunku pracy,
  • sporządzanie i przekazywanie deklaracji i informacji miesięcznych oraz rocznych PFRON,
  • sporządzanie raportów i zestawień kadrowych,
  • stworzenie i bieżąca aktualizacja bazy danych kadrowych pracowników i osób współpracujących na podstawie umów cywilnoprawnych,
  • ustalanie uprawnień, ewidencjonowanie i rozliczanie wykorzystanych urlopów wypoczynkowych oraz innych absencji i przerw w wykonywaniu pracy (urlopy okolicznościowe, bezpłatne, wychowawcze, macierzyńskie, zwolnienia lekarskie i inne),
  •  

3.rozliczanie dochodów z zagranicy oraz uzyskiwanych przez cudzoziemców

Cudzoziemcy pracujący w Polsce są zobowiązani do płacenia podatku od uzyskiwanego dochodu, niezależnie gdzie wypłacane jest wynagrodzenie.
W celu ułatwienia Państwu rozliczeń podatkowych od wynagrodzeń cudzoziemców oferujemy:
  • Analizę dochodów uzyskiwanych przez cudzoziemców w Polsce z tytułu: zatrudnienia, prowadzonej działalności gospodarczej, odsetek od kapitału zainwestowanego w Polsce, posiadanych nieruchomości, dywidend wypłacanych z racji posiadanych udziałów w polskich spółkach.
  • Podanie przychodu nie będącego przedmiotem opodatkowania w Polsce tj.: sprzedaż obligacji i innych papierów wartościowych.
  • Określenie warunków zatrudnienia w celu uniknięcia podwójnego opodatkowania.
  • Przygotowanie raportów w polskiej i angielskiej wersji językowej na temat przychodów uzyskiwanych przez cudzoziemców w Polsce oraz regulacji podatkowych.
  • Przygotowanie pełnej dokumentacji podatkowej w celu zgłoszenia do Urzędu Skarbowego.
 

4. przegląd dokumentacji kadrowo-płacowej

 
W przypadku chęci lub konieczności potwierdzenia przez pracodawcę zgodności posiadanej dokumentacji płacowej i kadrowej z obowiązującymi przepisami i wymogami instytucjonalnymi, zapewniamy pełną realizację i wsparcie w zakresie przeprowadzenia audytu posiadanej dokumentacji personalnej.
Zakres usług w zakresie przeglądów kadrowo–płacowych:
  • Weryfikacja realizacji obowiązków zgłoszeniowych pracowników do ZUS.
  • Weryfikacja obowiązków płatnika w zakresie naliczania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz zobowiązań wobec PFRON.
  • Weryfikacja dokumentacji rozliczeniowej przekazywanej do ZUS.
  • Weryfikacja dokumentacji personalnej pod kątem zgodności z aktualnymi wymogami prawnymi.
  • Weryfikacja spójności posiadanej dokumentacji personalnej z naliczeniami płacowymi.
  • Przygotowanie wzorów druków i dokumentów wewnętrznych.
  • Sprawdzenie poprawności i realizacji istniejących wewnętrznych regulacji prawnych.
Specjaliści SPEKTRUM pozostają do Państwa dyspozycji. Z przyjemnością odpowiemy na wszystkie Państwa pytania. Będzie na miło spotkać się z Państwem, w celu przybliżenia możliwości współpracy